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Main Title: Communication mechanisms in global virtual teams and influencing factors of team effectiveness
Translated Title: Kommunikationsmechanismen in globalen virtuellen Teams und Einflussfaktoren der Teameffektivität
Author(s): Celik Ünal, Buket
Advisor(s): Rötting, Matthias
Referee(s): Rötting, Matthias
Toker, Burcu
Granting Institution: Technische Universität Berlin
Type: Doctoral Thesis
URI: https://depositonce.tu-berlin.de/handle/11303/17061
http://dx.doi.org/10.14279/depositonce-15840
License: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
Abstract: Nowadays, virtual teams are gaining importance because it has given organizations and employees the ability to work from anywhere in the world without relocating them. Employees no longer need to be physically co-located to work on the same project. Many organizations have been taking advantage of globalization and communication advances to enter new markets from anywhere and anytime. Additionally, the COVID-19 spreading in the world, this has resulted to seek alternative work arrangements, including the information technology (IT) industry. Many companies implement the global virtual teams in globalized business environments across space, time, organizational and cultural boundaries via communication and information technologies. Despite the advancement of technology, there are still many challenges in communication and collaboration for global virtual teams. Hence, identifying challenges that may face virtual teams and factors that may influence the effectiveness of virtual teams is very important. Moreover, understanding the role of the team members, team staffing strategy, planning collaborative work processes, and continuous knowledge management systems in virtual settings can help organizations work effectively. Working in a virtual environment has many challenges and advantages. When team members are dispersed across time zones and cultural differences, challenges occur, such as language barriers, misunderstandings, lack of trust, distance, lack of planning, etc. On the other hand, virtual teams can save money by cutting costs which is a major concern in many organizations. Global companies prefer working with a dispersed workforce to be quick and more agile. But face-to-face communication, at least from time to time, appears still significant for virtual environments. Organizations start to establish teams to bring individuals together with the specific expertise and skills to collaborate on complex tasks. Collaboration is an important factor in virtual teamwork. Team members need to collaborate to achieve the project goal. The advantage of a virtual team is that distributed knowledge is integrated to achieve more effective results. However, knowledge sharing is dependent on the willingness of individual team members and sharing knowledge may lead to a loss of knowledge ownership. This can lead to a reluctance to share knowledge by employees. As knowledge sharing is crucial for team collaboration, an effective virtual team requires regular idea exchange. Another key factor is trust which can affect team effectiveness and success. However, building trust among team members is a complex task in virtual environments. Virtual team members are unable to meet face-to-face therefore, they need to rely on virtual settings to assess trustworthiness and compensate for the lack of physically observed behaviors. This research describes several important factors that affect global virtual team efficiency, especially in IT projects and underlying solutions are addressed to reduce the barriers. Hence, this research extends the literature on virtual teams through investigating the relationship between knowledge sharing, trust, language difference, cultural difference, distance, time zone difference, and team effectiveness factors, and collaboration among team members and how these factors ultimately affect virtual team effectiveness. A conceptual model is proposed which explains the relationship between the factors (that affect virtual team efficiency) and team effectiveness. These factors are obtained from an industrial use case study that lasted 3 years corresponding to a software test automation development project that involved several global virtual teams. The model is tested by a survey of virtual team members working on a random set of projects. Additionally, this research defines the hypothesized relationship between knowledge sharing, trust, language difference, cultural difference, distance, time zone difference, and team effectiveness in virtual team settings. After the literature review and the development of the hypothesized relationships, the study is addressing the effectiveness of communication and coordination mechanisms for IT projects for global virtual teams. 417 participants from different industries but the majority from the IT industry, participated in a survey to reveal the importance of how factors affect virtual team efficiency. Due to the COVID-19, this research also contributes to a recent investigation in virtual settings to better understanding what contributes to team effectiveness.
Heutzutage gewinnen virtuelle Teams immer mehr an Bedeutung, da sie Unternehmen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten, ohne dass sie ihren Standort verändern müssen. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr physisch an einem Ort sein, um an demselben Projekt arbeiten zu können. Viele Unternehmen nutzen die Globalisierung und die Fortschritte in der Kommunikation, um von jedem Ort und zu jeder Zeit neue Märkte zu erschließen. Darüber hinaus hat die weltweite Verbreitung von COVID-19 dazu geführt, dass auch in der Informationstechnologie (IT) alternative Arbeitsformen gesucht werden. Viele Unternehmen setzen mithilfe von Kommunikations- und Informationstechnologien globale virtuelle Teams in globalisierten Geschäftsumgebungen über räumliche, zeitliche, organisatorische und kulturelle Grenzen hinweg ein. Trotz des technologischen Fortschritts gibt es immer noch viele Herausforderungen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit in globalen virtuellen Teams. Daher ist es sehr wichtig, die Herausforderungen, denen virtuelle Teams gegenüberstehen, und die Faktoren, die die Effektivität virtueller Teams beeinflussen können, zu ermitteln. Darüber hinaus kann das Verständnis der Rolle der Teammitglieder, der Teambesetzungsstrategie, der Planung kollaborativer Arbeitsprozesse und kontinuierlicher Wissensmanagementsysteme in virtuellen Umgebungen Organisationen helfen, effektiv zu arbeiten. Die Arbeit in einem virtuellen Umfeld hat viele Herausforderungen und Vorteile. Wenn die Teammitglieder über Zeitzonen und kulturelle Unterschiede hinweg verstreut sind, ergeben sich Herausforderungen wie Sprachbarrieren, Missverständnisse, mangelndes Vertrauen, Entfernung, fehlende Planung usw. Andererseits können virtuelle Teams durch Kostenminimierung Geld sparen, was in vielen Unternehmen von großem Interesse ist. Global tätige Unternehmen bevorzugen es, mit verstreuten Mitarbeitern zu arbeiten, um schneller und flexibler zu sein. Die face-to-face Kommunikation, zumindest von Zeit zu Zeit, scheint jedoch auch in virtuellen Umgebungen wichtig zu sein. Unternehmen beginnen, Teams zu bilden, um Personen mit spezifischen Fachkenntnissen und Fähigkeiten zusammenzubringen, die an komplexen Aufgaben zusammenarbeiten. Das Zusammenwirken ist ein wichtiger Faktor in der virtuellen Teamarbeit. Die Teammitglieder müssen zusammenarbeiten, um das Projektziel zu erreichen. Der Vorteil eines virtuellen Teams ist, dass verteiltes Wissen integriert wird, um effektivere Ergebnisse zu erzielen. Die gemeinsame Nutzung von Wissen hängt jedoch von der Bereitschaft der einzelnen Teammitglieder ab, und die gemeinsame Nutzung von Wissen kann zu einem Verlust des eigenenWissens jedes einzelnen führen. Dies kann dazu führen, dass die Mitarbeiter nicht bereit sind, ihr Wissen zu teilen. Da der Wissensaustausch für die Zusammenarbeit im Team von entscheidender Bedeutung ist, erfordert ein effektives virtuelles Team einen regelmäßigen Ideenaustausch. Ein weiterer Schlüsselfaktor ist das Vertrauen, das die Effektivität und den Erfolg eines Teams beeinflussen kann. Der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teammitgliedern ist jedoch in virtuellen Umgebungen eine komplexe Aufgabe. Virtuelle Teammitglieder können sich nicht persönlich treffen und müssen sich daher auf virtuelle Umgebungen verlassen, um die Vertrauenswürdigkeit zu beurteilen und den Mangel an physisch beobachteten Verhaltensweisen auszugleichen. Diese Studie beschreibt mehrere wichtige Faktoren, die sich insbesondere bei IT-Projekten auf die Effizienz globaler, virtueller Teams auswirken, , und es werden die zugrunde liegenden Lösungen zum Abbau der Hindernisse behandelt. Daher erweitert diese Forschungsarbeit die Literatur über virtuelle Teams durch die Untersuchung der Beziehung zwischen Wissensaustausch, Vertrauen, Sprachunterschied, kulturellem Unterschied, Entfernung, Zeitzonenunterschied und Faktoren der Teameffektivität sowie der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und wie diese Faktoren letztendlich die Effektivität virtueller Teams beeinflussen. Es wird ein konzeptionelles Modell vorgeschlagen, das die Beziehung zwischen den Faktoren (die sich auf die Effizienz virtueller Teams auswirken) und der Teameffektivität erklärt. Diese Faktoren wurden aus einer industriellen Fallstudie gewonnen, die sich über drei Jahre erstreckte und einem Entwicklungsprojekt zur Software-Testautomatisierung entsprach, an dem mehrere globale virtuelle Teams beteiligt waren. Das Modell wird durch eine Umfrage unter virtuellen Teammitgliedern getestet, die an einer zufälligen Auswahl von Projekten arbeiten. Darüber hinaus wird in dieser Studie die hypothetische Beziehung zwischen Wissensaustausch, Vertrauen, Sprachunterschied, kulturellem Unterschied, Entfernung, Zeitzonenunterschied und Teameffektivität in virtuellen Teams definiert. Nach der Literaturrecherche und der Entwicklung der hypothetischen Beziehungen befasst sich die Studie mit der Effektivität von Kommunikations- und Koordinationsmechanismen für IT-Projekte in globalen virtuellen Teams. 417 Teilnehmer aus verschiedenen Branchen, die meisten jedoch aus der IT-Branche, nahmen an einer Umfrage teil, um herauszufinden, welche Faktoren die Effizienz virtueller Teams beeinflussen. Aufgrund der COVID-19 Pandemie trägt diese Studie auch zu einer neueren Untersuchung in virtuellen Umgebungen bei, um besser zu verstehen, was zur Teameffektivität beiträgt.
Subject(s): communication
virtual teams
team effectiveness
challenge
collaboration
Kommunikation
virtuelle Teams
Teameffektivität
Herausforderung
Zusammenarbeit
Issue Date: 2022
Date Available: 29-Jul-2022
Exam Date: 3-Jun-2022
Language Code: en
DDC Class: 150 Psychologie
TU Affiliation(s): Fak. 5 Verkehrs- und Maschinensysteme » Inst. Psychologie und Arbeitswissenschaft » FG Mensch-Maschine-Systeme
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