1. Definitionen

DepositOnce ist das institutionelle Repositorium der Technischen Universität Berlin (TU Berlin). Es wird von der Zentraleinrichtung Campusmanagement gehostet und der Universitätsbibliothek betreut und kontinuierlich weiterentwickelt.

In DepositOnce werden Forschungsergebnisse von Mitgliedern der TU Berlin und ggf. ihren wissenschaftlichen Partner*innen gespeichert und frei im Internet verfügbar gemacht – dazu gehören:

• Forschungsdaten, d.h. Auswertungen und/oder Daten, die zur Verifizierung und Reproduktion eines Forschungsergebnisses notwendig sind wie z.B. konsolidierte Messdaten, Video- und Audiodateien, Software und Skripte zur Datenauswertung,

• Publikationen mit wissenschaftlichem Inhalt wie z.B. Monografien und Sammelbände, Zeitschriftenartikel und Buchkapitel, Tagungsbände und -beiträge, Forschungsberichte,

• Publikationen, deren Veröffentlichung durch eine Prüfungsordnung vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationen),

• Abschlussarbeiten von Studierenden der TU Berlin, wenn diese mit der Note „sehr gut“ bewertet wurden und die Veröffentlichung durch den*die Betreuer*in bzw. Gutachter*in befürwortet wurde.

Die in DepositOnce eingestellten Forschungsergebnisse werden im Folgenden als digitale Objekte bezeichnet.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen

Eine Veröffentlichung bei DepositOnce setzt voraus, dass der*die Urheber*in den Betreibenden das einfache (d.h. nicht-exklusive) und dauerhafte Recht überträgt, die Veröffentlichung zu vervielfältigen und öffentlich zugänglich zu machen. Es steht den Urheber*innen uneingeschränkt frei, das Forschungsergebnis vor oder nach dem Erscheinen auf DepositOnce, gegebenenfalls verändert oder in Auszügen, anderweitig gedruckt oder online zu veröffentlichen.

Die Einräumung einfacher Nutzungsrechte berechtigt die Betreibenden dauerhaft,

• elektronische Kopien des digitalen Objekts öffentlich zugänglich zu machen (ggf. nach Ablauf einer Sperr- oder Embargofrist) und es, wenn nötig, in andere Formate zu konvertieren, damit es auf zukünftigen Rechnersystemen wiedergegeben werden kann. Diese Genehmigung schließt eine inhaltliche Veränderung des digitalen Objekts aus. Das Recht gilt für alle bekannten sowie für alle noch nicht bekannten Nutzungsarten.

• zur Meldung und Weitergabe der digitalen Objekte an Dritte u. a. im Rahmen nationaler Sammelaufträge, insbesondere zum Zwecke der Langzeitarchivierung.

• die vereinbarten Rechte und Pflichten auf ein anderes Repositorium (z. B. ein Nachfolgerepositorium von DepositOnce) zu übertragen. Es berechtigt sie auch, einen Dritten mit der öffentlichen Bereitstellung des digitalen Objekts zu beauftragen (z. B. zur Bereitstellung bei einer auf Langzeitverfügbarkeit spezialisierten Einrichtung).

Um die Einräumung der erforderlichen Nutzungsrechte von den Urheber*innen auf die Betreibenden zu regeln, werden bei der Einreichung eines digitalen Objekts in DepositOnce die folgenden Publikationsverträge angeboten, die auf Publikationen bzw. Forschungsdaten zugeschnitten sind:

• für Publikationen (offizielle deutsche Version)
• für Publikationen (inoffizielle englische Übersetzung)
• für Forschungsdaten (offizielle englische Version)
• für Forschungsdaten (inoffizielle deutsche Übersetzung)

Darüber hinaus können Urheber*innen durch Vergabe einer geeigneten Open-Content-Lizenz (bspw. eine Creative-Commons-Lizenz oder eine freie oder offene Software-Lizenz) der Allgemeinheit bestimmte Nutzungsrechte einräumen. Für wissenschaftliche Publikationen empfiehlt die TU Berlin gemäß ihrer Open-Access-Policy, die Creative-Commons-Lizenz CC BY.

Für den Inhalt der Forschungsdaten und Publikationen sind ausschließlich die Urheber*innen verantwortlich.

Den Urheber*innen obliegt die Pflicht, eventuell betroffene Rechte Dritter zu klären. (Sonderfall: Sofern bei Open-Access-Zweitveröffentlichungen die Prüfung der urheberrechtlichen Voraussetzungen durch die Universitätsbibliothek erfolgt, übernimmt die Universitätsbibliothek auch die rechtliche Verantwortung für die Zweitveröffentlichung.)

Urheber*innen informieren die Betreibenden unverzüglich, wenn sie Kenntnis über (vermutete oder tatsächliche) Verletzungen von Rechten Dritter erlangen. Die Betreibenden behalten sich das Recht vor, den Zugriff auf ein digitales Objekt zu sperren, sofern konkrete Anhaltspunkte für eine Verletzung von Rechten Dritter bestehen.

Die Betreibenden haften nicht für aus der Verletzung von Urheber- und Verwertungsrechten resultierende Schäden, sofern kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.

3. Einreichung und Erschließung

Urheber*innen reichen die digitalen Objekte in der Regel über ein Upload-Formular des Repositoriums ein. Hierfür wird eine Zugangsberechtigung benötigt; eine Selbstregistrierung ist mit einer TU-E-Mailadresse möglich. Die Betreibenden unterstützen die Autor*innen bei der Veröffentlichung ihrer Forschungsergebnisse.

Die Metadaten werden durch die Urheber*innen selbst im Upload-Formular eingegeben. Sie vergeben dabei u. a. eine Klasse aus der Dewey Decimal Classification (DDC) sowie freie Schlagwörter in deutscher und englischer Sprache. Die Metadaten werden von den Betreibenden geprüft und ggf. in Rücksprache mit den Urheber*innen korrigiert und ergänzt. PDF-Dokumente sollen formale Vorgaben erfüllen (vgl. die Anleitung zur Erstellung der PDF/A-Dateien und die Anleitung zur Nachbereitung Ihrer PDF-Dateien ). Bei Forschungsdaten soll eine Dokumentation (z. B. eine Anleitung oder eine separate README-Datei) hinzugefügt werden, die z. B. beschreibt, wie die Daten entstanden sind und wie sie genutzt werden können.

In Form des Zweitveröffentlichungsservices unterstützt die Universitätsbibliothek TU-Mitglieder bei der Einreichung digitaler Objekte. Dies umfasst v. a. Zeitschriftenartikel, für die die Open-Access-Finanzierung aus dem zentralen TU-Publikationsfonds erfolgt, und Publikationen, für die besondere Open-Access-Rechte vorliegen (insbesondere aus Allianz- und Nationallizenzen).

Für die formale und inhaltliche Erschließung der digitalen Objekte werden national und international definierte Standards und Empfehlungen genutzt. Die Metadaten werden in verschiedenen Formaten aufbereitet (u. a. Dublin Core Element Set und xMetaDissPlus als Format der Deutschen Nationalbibliothek), um sie frei im Internet zur Verfügung zu stellen.

4. Verfügbarmachung im Internet

DepositOnce ist dem Open-Access-Gedanken verpflichtet und für die TU Berlin ein Instrument, um die Ziele von Open Access im Sinne der Open-Access-Policy der TU Berlin, der Forschungsdaten-Policy der TU Berlin, der internationalen Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen und der Open-Access-Strategie für Berlin umzusetzen:

• Die Metadaten der auf DepositOnce gespeicherten digitalen Objekte sind frei im Internet verfügbar und dürfen über die zur Verfügung stehenden offenen Schnittstellen abgerufen, gespeichert und – gegebenenfalls in angereicherter Form oder in Auswahl – Dritten verfügbar gemacht werden. Die Metadaten stehen unter der Lizenz CC0.

• Auch die digitalen Objekte sind nach der Veröffentlichung in der Regel frei zugänglich. In begründeten Fällen ist es möglich, das digitale Objekt mit einer Sperr- oder Embargofrist zu belegen. Während des Embargos sind lediglich die Metadaten, nicht aber die digitalen Objekte selbst öffentlich zugänglich. Es ist den Urheber*innen freigestellt, während des Embargos Dritten auf Anfrage Zugang zu diesen digitalen Objekten zu gewähren. Nach Ablauf des Embargos werden die digitalen Objekte automatisch freigeschaltet und sind dann im Internet frei zugänglich.

• Die digitalen Objekte erhalten zitierfähige, persistente Identifikatoren in Form von Digital Object Identifiers (DOIs), die bei DataCite registriert und verwaltet werden.

Eine Veränderung einmal veröffentlichter digitaler Objekte ist nicht möglich. Neue Erkenntnisse können in Form von neuen Versionen in DepositOnce veröffentlicht werden.

Einmal veröffentlichte digitale Objekte werden nicht gelöscht. Bei Vorliegen eines zwingenden rechtlichen Grunds kann der Online-Zugriff eingeschränkt werden. Die digitalen Objekte verbleiben jedoch im Repositorium.

Die digitalen Objekte sind in lokalen, regionalen und überregionalen Bibliothekskatalogen und Suchmaschinen sowie über den DataCite Metadata Store, OpenAIRE und die wissenschaftliche Suchmaschine BASE (Bielefeld Academic Search Engine) recherchierbar. Zur Erhöhung der Sichtbarkeit des Angebots ist DepositOnce auch bei internationalen Open-Access-Verzeichnissen wie ROAR (Registry of Open Access Repositories), OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories) und re3Data (Registry of Research Data Repositories) registriert. Die Betreibenden prüfen und ergänzen für Publikationen die von den Urheber*innen im Upload-Formular gemeldeten Metadaten, damit die Open-Access-Versionen in DepositOnce von etablierten Open Access Discovery Services ( Unpaywall, Open Access Button, CORE) korrekt identifiziert werden.

DepositOnce erfüllt als eingetragener OAI Data Provider die Anforderungen des Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting zum Einsammeln und Weiterverarbeiten von Metadaten und stellt über die OAI-PMH-Schnittstelle die Metadaten frei im Internet zur Verfügung.

5. Langfristige Speicherung und Archivierung

Die digitalen Objekte werden von den Betreibenden langfristig gespeichert, d. h. entsprechend den Empfehlungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft für eine Dauer von mindestens 10 Jahren (s. Open-Access-Policy der TU Berlin, Forschungsdaten-Policy der TU Berlin sowie Grundsätze zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis an der TU Berlin).

Urheber*innen sind aufgefordert, ihre digitalen Objekte unverschlüsselt in einem nicht-proprietären und für die Langzeitarchivierung geeigneten Format abzuliefern: Die digitalen Objekte müssen frei von technischen Schutzvorrichtungen und Verfahren des Digitalen Rechtemanagements sein. Für PDF-Dateien wird die Ablieferung als PDF/A gefordert (s. Anleitung zur Erstellung von PDF/A-Dateien).

Für die in DepositOnce gespeicherten Forschungsdaten streben die Betreibenden deren digitale Archivierung an. Dazu arbeiten sie mit einer geeigneten, auf Langzeitarchivierung spezialisierten Einrichtung zusammen. Für Publikationen wird die digitale Langzeitarchivierung über das Langzeitarchivierungssystem der Deutschen Nationalbibliothek sichergestellt.

Die Betreibenden unternehmen für die langfristige Speicherung der digitalen Objekte jeden angemessenen Aufwand. Für Verlust oder Beschädigung eines digitalen Objekts oder anderer verbundener Daten können die Betreibenden nicht verantwortlich gemacht werden.

6. Technische Rahmenbedingungen

DepositOnce wird auf Basis der Open-Source-Software DSpace betrieben. Die technische Infrastruktur wird von der Zentraleinrichtung Campusmanagement gehostet und von der Universitätsbibliothek der TU betreut und weiterentwickelt. Die betroffenen Server und Daten werden täglich dezentral gesichert.

Die Zugriffe auf diesen Dienst werden in den Protokolldateien des Webservers für zehn Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. DepositOnce verwendet keine Techniken, die darauf abzielen, das Zugriffsverhalten einzelner Nutzer*innen auszuwerten.

7. Zuständigkeiten und Ansprechpersonen

Für die Betreuung von DepositOnce sind die folgenden Abteilungen der Universitätsbibliothek zuständig: Die Hauptabteilung 3 – Elektronische Dienste ist verantwortlich für den technischen Betrieb, die Hauptabteilung 4 – Publikationsdienste ist verantwortlich für das Repository Management und Content Management.